高效工作法

By GoodJob編輯小組 ｜ 2020-01-16

文/歐陽紹瑜 2020校園徵才團隊  

期末考周又即將到來，各個科目的期末考試、報告，無不擠在這幾個星期中。看著行事曆上塞滿的Deadline，你是否開始大腦一片空白，不知如何是好了呢？

以下針對各種情境整理出了解方，讓你不只能把握剩下為數不多的時間，在未來的日子裡也能更妥善規畫各個項目的進度，不僅不再被死線追著跑，也能省下更多屬於自己的時間，來進行你真正感興趣的事。

 

1. 看著滿滿的代辦事項就慌了手腳？

相信大家都有過這種經驗：望著浩瀚如繁星的行事曆，腦海中各種想法紛至沓來卻不知從何開始。不管是在專案的開頭，或是學期的結尾，都常會發生同時接到一大堆任務的情況，此時合理安排行程就非常重要。

梳理代辦事項的第一步就是將所有事情都列出來。其實，學期中的考試或是報告，通常都是有限的，甚至很多老師在學期初就已經寫在授課大綱上。將腦中雜亂的思考轉化成具體的文字，你會發現，事情沒有想像中來的多，也能緩解焦慮的情緒。

在《高效能人士的七個習慣》一書中，作者史蒂芬•柯維提出「緊急」和「重要」分不清是影響生產力的最大原因，因為人們習慣於處理最緊急而非最重要的事情，但往往後者才是任務是否能圓滿完成的關鍵。

重要-急迫矩陣能幫助我們確認每件事的輕重緩急，讓我們能將生產力分配在真正重要的事情上。根據矩陣重新排序代辦清單，明確的執行順序就躍然紙上。

2. 心煩意亂無法集中精神？

明明坐在自習室中，但看著眼前的筆電跟課本，卻一點也提不起精神？讀著讀著才發現自己無意識間已經滑了一個小時限時動態？無法專注往往會拖垮我們已經安排好的行程，這時除了刪IG，你還有更好的辦法。

 

將大事情切成小事項

將行事曆上的代辦事項分割成具體能夠執行的任務，不僅幫助自己理清思緒，也提升時間安排上的彈性。

 

把握零碎時間

很難集中精神10個小時嗎？那何不將它拆成20個半小時呢？把握日常中許多的零碎時間，課程間的空堂或是午飯後的閒暇時間，妥善應用都能成為提升工作進度的助力。在死到臨頭時，一分一秒都可能是扭轉的關鍵。上課考試睡覺以外的任何時間，都能發揮出巨大的價值。現在就停止耍廢，將零碎時間

轉化成具體的成果吧。

 

現在就開始

馬上著手進行代辦事項上的第一件事。停止思考，開始行動，將自己投入到某件事情中。而有了明確的目標後，自然就容易專注。

 

隔絕干擾

隨時跳出的訊息通知，往往是打斷注意力的元兇。當你正急需發揮出120%的潛能來完成工作時，你會需要只屬於自己的時間。可以藉由關閉社交軟體通知，或是製作一塊拒絕別人打擾的牌子，都能幫助你創造專注的環境。

 

專注力的提升不是短時間能夠達成的，強迫自己專注往往只有反效果。但我們能藉由改變流程，導引出我們有限的專注力在最重要的事情上。

3. 報告永遠做不完？

原本看似輕而易舉的報告，怎麼越做越看不到盡頭？每個段落好像吸了水的海綿，輕易就膨脹到超越你的想像。眼看繳交期限越來越近，手上的內容卻離自己的標準還有漫長的距離。如果你發現以上描述根本就是在說自己，那你很可能也是完美主義的受害者。

 

完美主義？

完美主義指的是一種不斷追求高效且準確的完美性格。但往往會淪為對自己的過度要求，並對於不可能達成的目標絕望，從而引發各種負面連鎖效應。而該如何從過度要求中解脫呢？你需要的是高密度工作思維。

 

高效率工作思維

完美主義傾向一次定勝負，高密度工作思維則講究多方嘗試。給每項任務設置截止線，當時間到了就停止。時間的壓力會逼迫你完成工作，從而避免盲目追求盡善盡美。人類的大腦並非完美無缺，過度要求只會使自己失去動力，在努力中得到回報才能激發繼續向前的能量。

 

完美不過是一種幻想，生活中充滿的是接踵而來的壓力，總有趕到喘不過氣的時刻。聰明運用你的時間跟專注，接受自己的不完美，並持續向前邁進。才有時間留給生命中真正重要的事。