工作總是遇到難題？別擔心！8 大思考利器，幫你解決職場大小事

By 經理人月刊授權文章｜ 2016-03-21

照片來源：Stock-Up。

工作上，每次一遇到新問題、沒有處理過的狀況時，你會不會因為不知道該如何著手，焦慮到無法思考，只能求助於他人？

生活中，每次與人發生意見不合時，你是不是經常腦袋一片糨糊、講到一半就斷線？或是不停繞圈子、鬼打牆，就是提不出任何服人的觀點？

其實，那些很快就能形成個人觀點、精準剖析問題和有效做出決定的人，並不是因為他們「特別聰明」，而是他們「懂得思考的方法」。當你還在手足無措、天馬行空時，他們往往已經按照腦海裡的內建、預設的架構，迅速就將問題抽絲剝繭與分門別類，進而提出好的點子或對策。

以下整理出 8 個常用又好用的思考工具，讓你下次一碰到問題，也能想得快、想得好。

1. 問題發現卡：集思廣益，找出關鍵問題點

部門第一季業績不甚理想，主管要你提出檢討報告。與其自己埋頭苦思、理不出頭緒，不妨試試豐田（Toyota）汽車推行已久的「問題發現卡」。

具體的做法是，邀集部門全體同仁集思廣益，請每一個人各自從不同的角度，盡可能挖掘出最多的可能性和面向，然後將所有想得到的煩惱或困擾統統列出來，包括客訴過多、加班太頻繁、資訊傳遞不確實等等。

如果一群人湊在一起，還是不知道從何著手，建議可以套用製造業常用的「4M觀點」：人（Man，人手夠嗎？訓練到位嗎？）、機器（Machine，APP或官網運作有無異常？）、材料（Material，蒐集到的客戶資訊是否可靠？）、方法（Method，有沒有其他更有效率的推銷做法？）一旦找出所有可能影響業績的因素，就可以請全體成員以表決的方式，選出大多數人都認為最該優先處理的關鍵問題。

2. MECE 分析法：梳理邏輯，快速形成對策

早上接到課長丟來的一大疊資料，要你製作一份「提升營業額」簡報。你連續讀了好幾個小時，簡直要被茫茫字海給淹沒了，內心暗暗叫苦：連讀懂資料都有問題了，何況提出解決方案！

曾任職於麥肯錫管理顧問公司（McKinsey & Company）的芭芭拉‧明托（Barbara Minto），提出了一個便於整理外在資訊及內在思緒的思考技術：MECE（Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive；彼此獨立，互無遺漏），意思是在整理與問題相關的資料時，分類後的資訊必須「彼此獨立」，不能有哪一項資訊可以同時隸屬於不同的類別；「互無遺漏」則是指所有的分類項目，必須能夠完整地、窮盡地涵蓋問題的所有面向。

以前述「提升營業額」簡報為例，你可以先劃分出「增加盈利」和「降低成本」這兩個互不重複、全無遺漏的項目；再針對這兩個項目，分頭往下延伸可行的方案。像是「降低成本」，又可以再分類為行政部門、業務部門、行銷部門、財務部門等幾個次項目，由此層層往下拆解。

使用 MECE 分析法時，分類的「切入點」並沒有標準答案，部門別、時間、流程都可以，目的是要思考者盡可能透過各種角度去拆解同一個主題，有助於刺激自己的想像力與分析能力。

3. 分支圖：釐清因果關係，找出「為什麼？」

一想到下午又輪到自己做會議紀錄，你的心情突然變得很差，因為主管老是嫌棄紀錄不夠周延。原本以為是自己沒有立刻在會後整理內容，有些細節遺忘或疏漏了，於是你還特地留下來加班趕工，沒想到交出去之後，還是被念不夠好，實在不知道是哪個環節出了問題。

以色列企管大師艾利‧高德拉特（Eliyahu M. Goldratt）提出一個用來思考「為什麼」的分支圖，其中包含 3 個要素：「方框」，填入現象，標明原因或結果；「箭頭」，表示原因和結果的邏輯關係；「香蕉」，用來表示合併一個以上的現象時，便會產生下一個現象。

分支圖有一套獨特的念法，要由下往上：念出「方框 A」之前，要先加上「假如」；「香蕉」讀作「且」；連結用的「箭頭」念作「則」；最後念出箭頭終端的「方框 C」，完整的句子就是「假如 A 且假如 B 則 C」。

檢驗邏輯時，可以念念看分支圖，確認邏輯是否成立。以上述問題為例，你可能嘴巴一念出「假如會後沒有立刻整理內容，會議紀錄就做不好」，覺得邏輯怪怪的，因而進一步思索「為什麼沒有立刻整理，紀錄就做不好」，才發現是自己「做筆記的技巧不好，寫的不夠清楚」。因此，想解決問題，你必須從兩方面著手，一個是「會後立即整理」，同時還要「改善記錄技巧」。

4. SWOT 分析：善用優勢，弭平劣勢與威脅

任職於 IT 產業的你，前幾天提交一份開拓新業務的計畫後，被主管狠狠打槍，「光是了解我們自己根本不夠，你還要分析其他公司及市場狀況啊！」

當問題同時涉及內部和外在的環境因素時，SWOT 分析是最好用的工具。這 4個英文字分別代表：優勢（Strength）、劣勢（Weakness）、機會（Opportunity）、威脅（Threat），依序探討：相較於同業，自家公司「優勢、劣勢」是什麼；對自家公司來說，會帶來機會或構成威脅的市場或環境變化又有哪些，藉此思考如何發揮優勢，以及因應威脅。

假設你公司的 SWOT 分別是「和同業相比，擁有最多的海外據點」「客戶太集中在金融與製造業」「IT設備投資增加，連帶擴大了市場」「國外其他同業也進軍國內市場」。你就可以進一步思考，如何善用優勢（海外據點多）、彌補缺點（客戶太過集中）或化解威脅（競爭激烈），從而得出因應策略，像是請國外業務積極爭取訂單，或籌組通路部隊開拓新業務。

整理‧撰文 / 吳硯文

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